Eerder gepubliceerd over ECONOBIS

Onderstaande interviews verschenen eerder in Bode, het verenigingsblad van ODE Decentraal.
Voor actuele informatie en antwoorden op veelgestelde vragen kunt u de brochure HIER downloaden.

Energiecoöperatie op orde met Project ECO

Dit artikel verscheen in mei 2017 in BODE, het verenigingsblad van ODE Decentraal.

Project ECO - ‘Energiecoöperatie op Orde’ (voorheen ‘Huis op Orde’) - heeft als doel om samen met een aantal verschillende duurzame energie-initiatieven te komen tot een professionalisering van de administratie en informatievoorziening. Project ECO is een initiatief van ODE Decentraal.

BODE spreekt met René van Vliet, penningmeester van ODE Decentraal en projectleider van Project ECO.

Door Jeroen Verschelling

Door van de huidige situatie met uiteenlopende ‘eilandoplossingen’ over te stappen naar een breed gedragen uniforme en integrale ICT-oplossing, kan de sector van coöperatieve duurzame energie-initiatieven toekomstbestendig worden gemaakt. “We voldoen dan aan de wettelijke eisen, we kunnen de dienstverlening naar leden en andere betrokkenen verbeteren én we creëren ruimte om de komende jaren verder te groeien.”

Wat is het doel van het project Energiecoöperatie op Orde (ECO)?
Er zijn honderden energiecoöperaties in Nederland, veel kleintjes en een hand vol grotere. Al die energiecoöperaties moeten hun ledenadministratie voeren, boekhouding doen, (postcoderoos-) projecten administreren, bestanden delen, enzovoort. Die boekhoudingen moeten voldoen aan de boekhoudregels. Projectadministratie moet voldoen aan de regels die daarvoor gelden, zoals de regelgeving voor de postcoderoosprojecten. Ledenadministratie moet voldoen aan privacywetgeving, enzovoort. Het ECO-project heeft als doel om één IT-tool te creëren die alle energiecoöperaties kunnen gebruiken. Belangrijk hierbij is dat alle energiecoöperaties samen zeggenschap hebben over de oplossing. Zo zorgen we er binnen de sector voor dat we ook voor kleinere startende coöperaties een betaalbare oplossing kunnen leveren.

Waarom kan niet iedere energiecoöperatie zijn eigen systeem bouwen?
Natuurlijk staat het coöperaties vrij om dat te doen. ODE Decentraal wil graag de sector helpen professionaliseren door coöperaties te ondersteunen met het ontwikkelen van een pakket dat voldoet aan alle eisen en regelgeving én waarbij deelnemende coöperaties de kosten kunnen omslaan. Daardoor wordt het voor hen een stuk goedkoper.

Waarom moeten wij ons bezig houden met ICT? Kunnen we dat niet gewoon inkopen?
Naast het fysieke opwekken van energie met een windmolen of zonnepanelen is een coöperatie ook actief bezig met het verwerken van informatie: wie doet er mee met een nieuw project? Wie koopt er energie via de coöperatie? Hoe kan ik klanten vinden die zich willen laten ondersteunen bij het besparen van energie? Welk lid is waar mee bezig? Waarbij kunnen wij hem of haar nog verder helpen, en hoe kunnen we meer mensen betrekken bij de coöperatie?

Hoe je deze informatie verwerkt en gebruikt bepaalt mede het succes van de coöperatie. ICT is een essentieel onderdeel daarvan.

Daarnaast is specifieke software voor bijvoorbeeld de administratie van postcoderoosprojecten en/of de registratie van leningen en rentebetaling niet standaard te koop in de markt. Die zou elke coöperatie dan zelf moeten laten ontwikkelen.

Hoe gaat het pakket eruitzien?
Project ECO levert alle functionaliteit die nodig is voor interne processen van een energiecoöperatie. Dit is een CRM-, ledenadministratie- en mailingmodule voor het bijhouden van alle relaties en het onderhouden van contacten. In het bijzonder ook de software die nodig is om postcoderoosprojecten te registreren.

Het is daarnaast een module waarin alle leningen worden bijgehouden en waarmee de uitbetaling van rente kan worden berekend. Verder wordt de informatie-uitwisseling tussen energiecoöperaties en energieleveranciers ondersteund.

In de toekomst kunnen we daar bijvoorbeeld software voor autodelen of energiemonitoring aan toevoegen.

Wie bepaalt wat de functionaliteit van het pakket is?
De gebruikers zelf. Een actieve gebruikersgroep van coöperaties bepaalt hoe het beschikbare budget wordt besteed. We gaan de oplossing ‘agile’ ontwikkelen. Dat betekent dat we in korte periodes steeds direct bruikbare software opleveren. De gebruikers bepalen welke software dat dan is.

Hoever zijn jullie met dit project?
De afgelopen drie maanden hebben twee werkgroepen met leden van ODE Decentraal en de initiatief nemende coöperaties een business case en een programma van eisen gemaakt. Ook is nagedacht over de uitvoering, verder is er een begroting gemaakt.

Wat zijn de volgende stappen?
ODE Decentraal is nu op zoek naar duurzame energiecoöperaties die willen investeren in het project. De ‘return on investment’ is tweeledig:
1) een 'maatschappelijke return' doordat zij bijdragen aan een snellere professionalisering van de sector, met name van de kleinere energiecoöperaties.

2) een korting op de toekomstige licentie van de IT-oplossing.

Drie maanden na het beschikbaar zijn van de financiering leveren we een ledensysteem op dat we gaan gebruiken bij ODE Decentraal en ZPV. Twee maanden daarna gaan we de Postcoderoosmodule opleveren. Onder andere de coöperatie Bergen Energie neemt die module direct in gebruik. Aansluitend maken we de module voor registratie van leningen en het uitbetalen van rentes.

Hoe kunnen energiecoöperaties meedoen?
Wil je meewerken en veel invloed hebben op de oplossing die gerealiseerd wordt, dan kan je vanaf het begin meedoen met het realiseren en gebruiken van de oplossing. De medefinanciers hebben hierbij de meeste invloed. Een coöperatie kan ook wachten totdat de oplossing klaar is en dan aansluiten. Als een coöperatie heel veel haast heeft dan kunnen ze gebruik maken van een voorloopversie van de oplossing. Deze zal te zijner tijd overgaan in de nieuwe ECO-oplossing. In alle gevallen kan de geïnteresseerde coöperatie zich melden bij ODE Decentraal via: info@duurzameenergie.org

 

Econobis: Betaalbaar administratief platform voor alle energiecoöperaties

Dit artikel verscheen in november 2017 in BODE, het verenigingsblad van ODE Decentraal.

Door Jeroen Verschelling

Met de oprichting van de nieuwe coöperatie Ecode op vrijdag 29 september krijgen grote en kleine energiecoöperaties de mogelijkheid om samen de nieuwe administratieve tool te bouwen. Deze software met de naam Econobis wordt momenteel gebouwd en vormt voor energiecoöperaties een mooie tool voor de benodigde administratie, vertelt Monique Sweep, secretaris van de nieuw opgerichte coöperatie.

Wat is het doel van de nieuwe coöperatie?
“Vrijwel alle energiecoöperaties in Nederland voeren een ledenadministratie. Daarnaast hebben de meeste een leningenadministratie waarin de financiering van projecten wordt bijgehouden zodat de participanten in die projecten rente of een winstdeel kunnen ontvangen. Postcoderooscoöperaties hebben daarnaast ook nog eens een administratie voor opgewekte kWh’s die ze delen met energiebedrijven. De meeste coöperaties hebben zelf een oplossing gebouwd, bijvoorbeeld in Excel of met behulp van een professionele aanbieder.

Het idee achter het Ecode project is om één online platform te bouwen dat de energiecoöperaties ondersteunt met hun leden-,leningen- en postcoderoosadministratie, rapportages, communicatie en projectadministratie, en die tevens aan alle wettelijke eisen voldoet.

De nieuwe coöperatie Ecode wordt eigenaar van Econobis. Alle duurzame energiecoöperaties kunnen lid worden van Ecode en gebruik maken van het online platform.”

Waarom zouden energiecoöperaties mee doen?
“Voor jonge coöperaties is het opzetten en bijhouden van een goede administratie vaak een grote uitdaging die veel bestuurscapaciteit vraagt. Straks kunnen ze zo instappen bij Econobis tegen een kleine vergoeding.

Maar ook voor grotere coöperaties is Econobis relevant: regelgeving verandert voordurend en wettelijke eisen worden steeds strenger, bijvoorbeeld op het gebied van privacy en databescherming. Bijvoorbeeld de beveiliging van het ledenbestand tegen hackers. Ecode zorgt dat aan de wettelijke eisen wordt voldaan en dat het systeem up to date is. Bovendien draagt het bij aan de professionalisering van de sector.”

Hoe houden we Econobis betaalbaar?
“Ecode is juist opgericht om ervoor te zorgen dat de administratieve oplossing betaalbaar blijft én dat deze eigendom van de energiecoöperaties wordt. Nu betalen energiecoöperaties apart voor software en licenties en dat is veel duurder. Met Econobis zijn zij samen eigenaar van de oplossing. Het wordt bovendien een open source oplossing, dus iedereen kan op termijn meebouwen. De tool is modulair van opzet. Energiecoöperaties betalen daardoor alleen voor de functionaliteit die zij nodig hebben. Hoe meer coöperaties mee doen, des te goedkoper het wordt.”

Hoe gaat het bouwen in z’n werk?
“Afgelopen jaar is hard gewerkt om tot een programma van eisen te komen waarin alle benodigde functionaliteiten zijn beschreven en geprioriteerd. Diverse offertes zijn opgevraagd en er is een onafhankelijke audit gedaan van de beoogde oplossing. Inmiddels is de opdracht verstrekt en is de bouw gestart.”

Wanneer komt de eerste versie beschikbaar?
“Begin volgend jaar is de eerste functionaliteit beschikbaar voor energiecoöperaties die zijn aangesloten bij HOOM. Daarna komt in april de eerste versie van het ledenadministratieplatform beschikbaar voor Deltawind, Wiek-II, De Windvogel en OM (voorheen DE Unie), en voor alle andere aangesloten energiecoöperaties. Vervolgens komen steeds mee functionaliteiten beschikbaar. Energiecoöperaties die lid worden van Ecode hebben daar zelf inspraak in.”

Wat is het doel van de coöperatie Ecode?
Coöperatie Ecode wordt eigenaar van Econobis. Alle duurzame energiecoöperaties kunnen lid worden van Ecode en gebruik maken van het online platform.”

Waarom zouden energiecoöperaties mee doen?
“Voor jonge coöperaties is het opzetten en bijhouden van een goede administratie vaak een grote uitdaging die veel bestuurscapaciteit vraagt. Straks kunnen ze zo instappen bij Econobis tegen een kleine vergoeding.

Maar ook voor grotere coöperaties is Econobis relevant: regelgeving verandert voortdurend en wettelijke eisen worden steeds strenger, bijvoorbeeld op het gebied van privacy en databescherming. Bijvoorbeeld de beveiliging van het ledenbestand tegen hackers. Ecode zorgt met Econobis dat aan de wettelijke eisen wordt voldaan en dat het systeem up to date is. Bovendien draagt het bij aan de professionalisering van de sector.”

Hoe houden we Econobis betaalbaar?
"Ecode is opgericht om ervoor te zorgen dat de administratieve oplossing betaalbaar blijft én dat deze eigendom van de energiecoöperaties wordt. Nu betalen energiecoöperaties apart voor software en licenties. Dat is veel duurder. Met Econobis zijn we samen eigenaar van de oplossing. De tool is modulair van opzet. Energiecoöperaties betalen daardoor alleen voor de functionaliteit die zij nodig hebben. Hoe meer coöperaties mee doen, des te goedkoper het wordt. Het wordt bovendien een open source oplossing, dus iedereen kan op termijn meebouwen.”

Hoe gaat het bouwen op dit moment in z’n werk?
"Afgelopen jaar is hard gewerkt om tot een programma van eisen te komen waarin alle benodigde functionaliteiten zijn beschreven en geprioriteerd. Diverse offertes zijn opgevraagd en er is een onafhankelijke audit gedaan van de beoogde oplossing. Inmiddels is de opdracht verstrekt en is de bouw gestart."

Wanneer komt de eerste versie beschikbaar?
"Begin volgend jaar is de eerste functionaliteit beschikbaar voor energiecoöperaties die zijn aangesloten bij Hoom. Daarna komt in april de eerste versie van het ledenadministratieplatform beschikbaar voor Deltawind, Wiek-II, De Windvogel en OM (voorheen DE Unie), en voor alle andere aangesloten energiecoöperaties. Vervolgens komen steeds mee functionaliteiten beschikbaar. Energiecoöperaties die lid worden van Ecode hebben daar zelf inspraak in."